工程档案的管理职责

工程档案的管理职责 篇一

2.1、中国华冶装备制造基地项目部工程管理部为建设项目档案管理的归口部门，负责对现场各分包单位的`档案管理工作进行指导、检查；

2.2、中国华冶装备制造基地项目部各管理部门负责本部门归口管理的资料归档，项目部各部门负责人是本部门档案工作的领导，对本部门工程文件归档的完整、准确负有领导责任。

2.3、各分包单位负责按要求向工程管理部提交归档资料。

建设项目管理中的档案管理研究论文 篇二

水利工程在其工程准备、建设实施、施工过程及竣工验收时会产生数量较多的文件资料，该类文件资料即水利工程档案，其载体形式十分丰富，包括文字、图片、音像制品、单据、凭证等。由于其是伴随着工程建设的过程而产生的，其内容记录了建设活动的各项内容，包括活动、业绩、施工经验、出现的各类问题及原因，能够直接反映出工程建设的具体过程。因此其的真实性、全面性、及时性对于工程在投产使用后的管理工作、日常维护、工程的扩建或者改造等，均有着较为深远的影响，因此需要对其进行科学的管理。

1、水利工程建设项目档案管理中存在的问题

由于水利工程一般规模较大，其信息资料也相对数量较多且十分繁杂，在管理中也出现了许多问题，具体有以下几点：

①档案资料收集不及时、资料的全面性及真实性不佳工程的参与单位会由于各种原因在建设的过程中未完全收集相关资料或者信息，而是在竣工验收时才开始进行该项工作，或者仅仅为了应对验收才进行档案的管理事宜，资料收集不及时，会直接造成资料的不全面、完整性不佳，真实性无法保障；

②人员对档案工作的意义没有深刻的认识，许多管理人员仅仅注重工程的施工质量，而认为档案管理是工程的附属工作，对其不重视，管理态度也较为随意，仅仅为了应对检查而采取突击整理的方式，给档案的管理工作造成了较大的阻碍与困难；

③管理水平较低，设备落后档案管理部门的设备较为落后，计算机性能不佳，无法适应现代工程建设的发展，使得许多档案的分类、管理等存在许多漏洞，管理水平较低；

④管理人员的技能素质有限许多单位由于人员配置及人力资源管理的原因，许多单位并没有配备专业的档案管理人员，由其他部门的人员进行该项工作，事实上，该类人员并不具备相关的专业知识及技能，或者对于资料并不熟悉，降低了档案整理的效率及质量[1]。

2、相应管理措施

2.1 完善档案管理制度

根据工程项目的各种情况及基本管理规律，制定出完整的档案管理制度，档案管理的各项均受到该制度的有效约束，贯穿整个档案管理的过程，包括信息的收集、整理、建立档案、分类管理、档案的使用、安全保密等。在一个工程竣工验收完毕后，即将该项目的各种档案资料归档，并建立专门的项目，使水利工程建设项目的档案管理工作逐步实现科学化、规范化，提高档案管理水平，并制定相应的监督机制，如建立专门的监督小组，对档案管理工作进行检查，或者不定期核查档案等，保障制度的落实到位，使之能够真正发挥出应有的作用[2]。

2.2 明确各个单位职责范围

水利工程项目需要在各个单位的共同努力与协调配合下才能完成，水利工程建设项目的档案也是来自于该类参与单位，因此对其的管理也需要各个单位一同参与，做好四纳入工作，完善档案管理工作的责任制度。先根据工程项目的各项信息及所属关系，将档案管理工作根据其形成的环节，包括信息收集、资料整理、核查、鉴别、归档、分类管理等，将责任细化，分别划分至行政人员、项目经理、财务人员、质量监督人员、工程技术人员、建设资料专门管理人员等各个部门工作者的工作范围，并将该责任直接收作项目经济合同书的条款内容，建立完善的档案工作责任制度，从责任机制上来提高档案管理工作的水平，保障工程档案的质量。

2.3 保持档案管理工作与工程建设工作的同步性

由于水利工程的形成特点，其是在工程建设的工作过程中产生的，且其各类信息会随着水利工程建设工作的发展而不断更新，因此在落实好水利工程档案管理工作的四纳入，保障档案信息的全面性及真实性的基础上，使工程的档案管理工作与工程的建设工作保持一致，有利于保障各类信息的及时性，为了达到上述目标，需要进行一系列的。保障措施，具体有以下几种：①准备阶段的管理要求在项目进行筹备时，即应该直接提出各类文档信息材料的收集要求，并做好思想工作。在项目的设计阶段，应将相关设计图纸、计划方案等文件妥善保存；在施工监理、招标投标阶段需要将各项要求纳入合同条款或者协议内容，包括各项资料的产生、保存、积累、建档的规章制度等；②施工阶段的管理要求在施工中一般需要对施工进度、施工质量等进行检测，可以在该过程中加入各项文件材料产生情况的检查，不仅能够保障档案形成的合理性，两项工作同步进行也能提高管理工作的效率；③竣工验收后的措施项目在施工完毕后，竣工验收时，也需要将工程档案的核查编入工作范围。

2.4 引进先进管理技术

社会在不断进步，各项科学技术也在不断的更新换代，现代水利工程项目的档案管理也需要适应新的社会形势，达到使用者的要求而与时俱进的利用新型的管理技术管理各种档案资料，更加方便于档案资料的使用，使之能够快速的发挥其基本功能。档案管理部门应引进先进的管理设备，如性能优越的电脑，档案管理系统等，并开展各项工作，推行电子文件档案、缩微档案、磁介质档案等档案形式代替传统的纸质档案形式，逐步实现档案管理的电子化、信息化，并能够更好的开展档案管理工作的监督工作，规范档案的产生、收集、整理及分类等工作，并保持上述工作与电子档案的一致性，提高档案的全面性及准确性。

2.5 定期组织人员培训

在引进先进设备的同时，还需要相应的提高人员的技能素质，便于掌握相关设备及系统的操作方法，不断的提高工作效率及质量。档案管理部门应定期组织人员进行相关培训活动，如知识讲座、进修、外派学习等活动。学习的内容不仅需要涵盖档案管理工作的基本理论、计算机及管理系统的操作技巧、常见问题及注意事项，还需要包括英语学习、档案管理工作的积极及重要性，不断将管理人员的知识面扩宽、完善知识结构闭关提高其在、思想觉悟，深刻认识到自身工作的意义及作用。

3、结束语

我国现代社会的发展，国家对于公共建设事业的重视程度逐步加深，建设工程的数量及规模都有了较大的提升。水利工程建设作为其中重要的组成部分，其在建设的各个阶段均会产生的各种形式的信息资料，其即为水利工程的档案。其作为水利工程建设、投产使用、今后的管理、日常维护等活动的重要依据，对于工程质量及后期的安全使用有着重要意义，因此进行科学有效的管理措施是十分有必要的。在实际的管理工作中，管理人员需要全面把握工程的各项要素，如性质、规模、人员结构、管理水平、组织形式等，探索出适合实际工程的档案管理办法，提高管理水平，保障建设工程的质量、今后的安全使用及日常管理维护，实现更大的经济效益及社会效益。

参考文献

[1]张艳铃。浅析水利工程建设项目档案管理[J]。科技情报开发与经济。2011,21(10):133-135.

[2]魏军霞。加强水利工程档案管理实现档案管理的现代化[J]。科技资讯。2009(15):154.

建设项目管理中的档案管理研究论文 篇三

一、电力企业建设项目工程档案管理的重要性

在现代电力企业施工过程中，工程档案管理已经成为企业的重要课题，工程档案管理对企业的发展起到决定性作用，其管理质量制约了施工结果的好坏。众所周知，电力企业施工具有工程内容繁琐、工期相对较长、投入资金多以及工程项目巨大等特点。具体施工过程还涉及到多个部门之间的交流沟通，所以我们在这个过程中，必须确保工程档案的完整性。电力企业建设项目档案管理是工程本身的实际需求，也是保障电力企业可以长期发展的重要条件。

二、电力工程档案管理发展状况分析

（一）工程档案管理缺乏一定的统筹规划及综合安排

从一份调查报告中可以看出，当前电力企业施工工程档案管理工作的投入产出比2005-2010年期间平均保持了1:11.3的比例，综合来看，基本情况比较客观。但根据另外的调查显示，目前电力企业施工工程档案管理工作有65%的企业是在项目实施过半后开始进行的，有21%的企业是在工程结束后才开始进行档案收集和整理工作，提前开展施工工程档案管理的企业不足13%。当前，电力企业施工工程档案管理缺乏一定的统筹规划，影响到工程档案管理工作的顺利进行。

（二）企业管理者对企业施工工程档案管理认识不足

企业管理者认为施工工程档案管理仅仅是一项辅助性工作，没有必要投入太多的人力物力，造成一些不必要的浪费。因此，企业管理者对企业施工工程档案管理不够重视，使相关管理规划制度缺乏实施力度，导致工程档案管理发展停滞不前。

（三）施工工程档案管理缺乏信息化建设

当前电力企业施工工程档案管理缺乏相应的信息化建设，很难让施工工程进度与低成本方式保持同步进行，大大削弱了施工工程的反馈机制。据调查结果显示，2009～2010年期间我国电子商务网络技术信息化建设的比率和国外同行业平均值68%的比例相比存在很大差距，还造成了档案管理的同步要以更高成本作代价，非常不利于当前电力企业施工工程档案管理的发展。

三、实现电力工程档案有效管理的策略

（一）加强统一认识与宣传意识

首先要加强企业管理者对施工工程档案管理的认识，要求上至领导下至员工都能认识其重要性，加强对档案管理的宣传力度。

（二）建立完善的档案管理制度

由于项目档案管理工作内容比较复杂，工作量较大，企业为了方便管理必须把项目档案管理工作纳入到统一管理中来，建立相对完善的档案管理制度，增强管理依据性、规范性及权威性，对工程文件进行编制归档。按照国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案管理规范》、《电力建设施工、验收及质量验评标准汇编》以及本企业《项目档案归档管理制度》等文执行，做到有迹可循，充分发挥档案管理的最大作用。

（三）将工程档案管理纳入合同

合同扮演着决定性作用的角色，它是强有力的法律依据，企业应该将工程档案管理纳入到合同中，为工程档案管理争取主动权，加强项目工程档案归档的完整性及准确性。

（四）注意档案安全管理工作的实施

工程档案安全管理是工程档案管理工作的重要组成部分。企业必须加强档案安全管理，将安全工作落到实处，充分保障建设项目工程档案的建设，制定相关规章制度，以防资料丢失，保证资料完好无损。此外，设置档案查阅权限，为知识产权的机密性进行保障。

（五）实施档案管理一体化，加强档案管理

由于企业档案管理工作的开展通常会涉及到多个部门，确保所有参建单位档案的完整性，加强档案管理一体化，确保档案资料的准确性。档案管理人员可以利用信息技术将纸质档案转化为电子档案，电子档案便于查阅，具有方便、快捷的特点，不过电子档案涉及到企业内部信息等重要资料，一旦丢失便很难找回。因此，档案管理人员必须将档案的归档、保存工作做好，实现企业档案的安全管理。

（六）做好相关的统筹规划和安排

企业在施工前就应该对档案管理工作做好相关统筹规划及安排，确保工程施工过程中的参与力度，对相关档案信息的收集、整理做出统一安排，对参与工程全过程的档案资料信息的准确性进行确保。

（七）加大对档案信息化建设的力度

企业必须加大对档案信息化建设的力度，用低成本方式来实现档案管理工作与工程实施的同步运行，将网络信息技术完美融合到企业档案管理中，促进我国电力企业施工工程档案管理工作的发展。

（八）提高档案管理人员的素质水平，加强相关培训

随着我国经济结构的改变，企业的档案管理工作越来越趋于科技化管理模式，管理模式的转变对档案管理人员的自身素质水平提出了更高的要求。企业必须加强对相关人员的系统培训，他们必须具备专业文化知识、科技化管理手段以及正确的政治倾向。同时还必须加强与技术部门的沟通，了解施工的每一个流程，随时根据施工进度来调整工作流程。电力企业档案管理人员是企业档案管理工作的重要组成部分，他们必须不断提高自身素质水平，努力顺应时代的发展，这样才能真正达到企业工程施工项目的目的。电力企业施工工程档案管理对电力企业来说至关重要，但由于电力企业在施工过程中通常会涉及到很多因素，如：施工时间过长、参建单位过多等问题。从而很容易导致档案丢失或破损，对施工进度有很大影响。因此，企业在施工过程中必须将重点放在档案管理工作上，加强统一认识与宣传意识、建立完善的档案管理制度、将工程档案管理纳入合同、注意档案安全管理工作的实施、提高档案管理人员的素质水平、实施档案管理一体化、做好相关的统筹规划和安排，并加大对档案信息化建设的力度，从而提高企业档案管理工作的效率。

工程档案的归档范围及要求 篇四

1.1、工程档案的归档范围

对于工程建设有关的重要活动，记载工程建设主要过程和现状，具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。

1.2、归档文件的要求

归档的工程文件应为原件。

工程文件的内容必须真实、准确、清晰、幅面整洁。

工程文件签字不得用铅笔、圆珠笔等不具耐久性的书写工具。

工程文件尺寸统一采用A4规格归档。

建设项目管理中的档案管理研究论文 篇五

随着中国经济的快速增长和现代化建设的发展，企业规模不断扩大，在扩大的过程中涉及到了很多项目投资的工程，这些项目涉及到的资金往往较多，需要投入巨大的人力、物力、财力资源，因此在实施前要制定相应的实施计划，并且设立项目档案管理部门，实现项目管理与项目档案管理的同步实施，能够提高项目管理的效率和企业的经济效益。

1、项目档案管理的重要性

近年来，随着企业项目投资的数量和规模不断增加，企业将项目档案管理工作和项目管理工作进行了结合，并取得了一定的成效，因此企业的管理人员和项目的建设人员要提高对项目档案管理工作的重视程度，将项目档案的管理工作与项目验收工作一视同仁。项目档案管理工作影响着项目后期的竣工、验收、维护工作的进行效果，项目档案管理保管工作要比项目存在的时间长，因此，项目档案管理工作在整个项目工程中发挥的作用也日益明显，体现的信息量较多，是项目建设中较为重要的一项工作。

2、项目档案管理与项目管理同步实施的意义

建设项目本身就是一项复杂且庞大的工程，涉及到的专业知识领域较多，一项合格的建设项目可以使用很长时间，但如果在项目运行过程中，相关的项目档案出现了破损和遗失，会对项目的管理工作带来极大的不利，为项目管理工作增加麻烦。建设项目不仅包含项目工程的施工，还包含项目工程的管理、使用后的维护、问题工程的维修、项目的扩建等，因此项目管理工作涉及到很多方面。每一项建设项目在建设前都要进行立项，在建设的过程中需要对其中的施工顺序、施工技术、施工方式进行记录，形成项目的数据和信息，这些信息和数据都被记录在档案中，因此项目档案中记载着项目工程施工的真实信息和数据。由此可见，实现档案管理与项目管理同步实施，让管理人员在项目工程使用出现问题时，能及时查找出当时的建设信息，并根据这些信息和数据来解决其中的问题[1]。

上述的分析证明了项目管理工作和项目档案管理工作之间是相互影和相互协调的关系，不是孤立分离的，因此加强两者之间的联系，做好项目档案管理工作，是保证项目管理工作高效率进行的基础。

3、实现档案管理与项目管理同步实施的方式

3.1建设项目领导人员要重视档案管理工作

领导要在建设项目中发挥带头作用，提高对项目档案管理工作的重视程度。建设项目的负责人一向对项目管理工作比较重视，在明确了项目管理工作和项目档案管理工作之间的相互关系之后，提高对项目档案管理工作的重视程度，才能实现项目管理和项目档案管理的同步实施。项目的领导人员还要建立专门的项目档案管理体系，此举是为了适应项目档案涉及面广、内容丰富、信息全面的特点，再加上建设项目涉及到的部门较多，单凭借档案管理部门的力量不能做好复杂的档案管理工作，因此实现项目档案管理的标准化和信息化，需要建立完善的档案管理体系。另外，要做好项目档案管理工作，需要保证档案管理工作进行时有一定的制度可以遵循，有一定的章法可以约束，同时要明确的将项目档案管理工作分配给项目管理部门，这样能够更好的实现建设项目档案管理与项目管理的同步实施[2]。

3.2完善项目管理的制度

传统的项目管理体系中的管理制度一般都是针对项目施工人员制定的，很少有专门针对项目档案管理人员制定的，这也是项目档案管理工作得不到重视的一项原因，项目档案验收的工作经常由项目管理人员代替，为此项目管理者应当将项目档案管理的规定写入到项目管理的规定中，为项目档案管理工作提供制度支持。在项目档案管理和项目管理规定中要对相关工作人员的岗位职责与权利义务进行明确规定，工作人员明确各自的工作内容和职责范围，各司其职，即使出现问题，也能第一时间找到相关责任的负责人，解决问题。项目管理制度要对项目档案的收集、项目档案信息的传达、项目档案的归档等工作作出明确的规定。

另外，项目档案管理部门应当加强项目管理制度的信息化建设，在项目档案管理和项目管理中应用现代化信息技术，提高项目档案管理工作的信息化程度。即使出现档案管理人员调动，新的档案管理人员也能在项目建设的内部系统上找到详细的建设信息和动态发展，避免出现因档案人员调动导致的档案遗失或不全面的现象。与此同时，在项目管理部门召开会议时，项目档案的管理人员也要参加，确保项目档案管理人员了解项目的进度，随时收集资料，达到建设项目档案管理与项目管理的同步实施。

3.3要抓住档案管理工作和项目管理工作中的重点

档案管理工作和项目管理工作中的重点在项目工程的施工和监管上，因此管理部门要统一管理思想，围绕两项重点环节展开档案归档和管理工作。项目档案中主要记录的是项目工程的施工环节，做好对施工环节的档案管理工作也就做好了主要的项目档案管理工作，也就做好了主要的项目管理工作。项目管理中涉及到的部门较多，因此建设项目领导者或管理者要在项目立项前召开会议，参加会议的部门包括项目施工部门、项目监管部门、项目验收部门、项目管理部门，对项目工程中可能出现的问题进行集体探讨，并制定相应的解决方式，明确各部门的职责，为项目管理和项目档案管理工作的进行打下坚实的基础[3]。

抓住档案管理工作和项目管理工作重点的具体方式如下：第一，制定各项档案和资料归类的范围，这样施工部门和监管部门的档案收集人员能够知道哪些档案是需要进行收集和上报的，档案管理部门能够对施工工程和监管工程中的重要文件进行收集，并将其及时的转换成网络上的数据和信息，以方便查找。第二，管理部门对施工过程的图纸变化要及时的记录，并编制汇总表，这样能够保障档案记录与工程施工同步。第三，要明确档案归档的程序，进而提高档案管理和项目管理的质量。

4、总结

综上所述，建设项目档案管理工作是一项较为繁琐的工作，并且与项目管理工作息息相关，因此在建设项目档案管理与项目管理的同步实施的过程中，两个部门的工作人员要结合项目的实际需求，运用合理的建设方式，提高两项工作的结合程度和效率，进而实现档案管理工作与项目管理工作的同步实施。

参考文献

[1]葛洪梅。建设项目档案管理与项目管理的同步实施[J]。办公室业务，2014,07:121.

[2]康莉华。建设項目档案管理与项目管理的同步实施[J]。中华建设，2016,10:118-119.

[3]吴炳亮，董劲柏。浅谈重大建设项目档案管理与项目建设同步进行[J]。黑龙江档案，2014,01:54.