企业行政管理制度体系 企业行政制度

企业行政制度 篇一

（一）总则

第一条为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。

第二条本规定所指行政事务包括档案管理、印鉴管理、公文打印管理、办公及劳保用品管理、库房管理、报刊及邮发管理等。

（二）档案管理

第三条归档范围：

公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。

第四条档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。

第五条档案的借阅与索取：

1、总经理、副总经理、总经理办公室主任借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档；

2、公司其他人员需借阅档案时，要经主管副总经理批准，并办理借阅手续；

3、借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档原因总经理办公室主任批准方可摘录和复制。

第六条档案的销毁：

1、任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料；

2、若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经公司办公室主任批准后方可销毁。

3、经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。

（三）印鉴管理

第七条公司印鉴由总经理办公室主任负责保管。

第八条公司印鉴的使用一律由主管副总经理签字许可后管理印鉴人方可盖章，如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。

第九条公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询，存档。

第十条公司一般不允许开具空白介绍信，证明如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必须经主管副总经理签字批条方可开出，持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回。

第十一条盖章后出现的意外情况由批准人负责。

（四）公文打印管理

第十二条公司公文的打印工作由总经理办公室负责。

第十三条各部室打印的公文或其他资料须经本部门负责人签字，交电脑部打印，按价计费。

第十四条公司各部、室所有打印公文、文件，必须一式三份，交总经理办公室留底存档。

（五）办公及劳保用品的管理

第十五条办公用品的购发：

1、每月月底前，各部、室负责人将该部门所需要的办公用品制定计划提交总经理办公室；

2、总经理办公室指定专人制定每月办公用品计划及预算；经主管副总经理审批后负责将办公用品购回，根据实际工作需要有计划的分发给各个部、室。由部室主任签字领回；

3、除正常配给的办公用品外，若还需用其它用品的须经总经理办公室主任批准方可领用；

4、公司新聘工作人员的办公用品，办公室根据部室负责人提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作；

5、负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好；

6、负责购发办公用品的人员要建立帐本，办好入库、出库手续。出库一定要由领取人员签字；

7、办公室用品管理一定要做到文明、清洁、注意安全、防火、防盗、严格按照规章制度办事，不允许非工作人员进入库房。

第十六条劳保用品的购发：

劳保用品的配给，由总经理办公室根据各部、室的实际工作需要统一购买、统一发放。

（六）库房管理

第十七条库房物资的存放必须按分类、品种、规格、型号分别建立帐卡。

第十八条采购人员购入的物品必须附有合格证及入库单，收票时要当面点清数目，检查包装是否完好，如发现短缺或损坏，应立即拆包清点数目，如发现实物与入库单数量、规格不符时，库房保管员应向交货人提出并通知有关负责人。

第十九条物资入库后，应当日填写帐卡。

第二十条严格执行出入库手续，物资出库必须填写出库单，经公司办公室主任批准后方可出库。

第二十一条库房物资一般不可外借，特殊情况须由总经理或副总经理批准，办理外借手续。

第二十二条严格管理帐单资料，所有帐册、帐单要填写整洁、清楚、计算准确，不得随意涂改。

第二十三条库房内严禁吸烟，禁止无关工作人员入内，库内必须配备消防设施，做到防火、防盗、防潮。

（七）报刊及邮发管理

第二十四条报刊管理人员每半年按照公司的要求作出订阅报刊计划及预算，负责办理有关订阅手续。

第二十五条报刊管理人员每日负责将报刊取回并进行处理、分类、登记，并分别送到有关部门。有关部门处理后，一周内交回办公室由报刊管理人员统一保管、存档备查。第二十六条任何人不得随意将报刊挪作他用，若需处理，需经总经理办公室主任批准。

（八）附则

第二十七条公司办公室负责为各部室邮发信件、邮件。

（一）私人信件，一律实行自费，贴足邮票，交办公室或自己送往邮局。

（二）所有公发信件、邮件一律不封口，由收发员登记，统一封口，负责寄发；

（三）控制各类挂号信凡因公需挂号者，须经各部室主任批准，总经理办公室登记后方可邮发。

第二十八条本规定如有未尽事宜或随着公司的发展有些条款不适应工作需要的，各部门可提出修改意见交总经理办公室研究并提请总经理批复。

第二十九条本规定解释权归总经理办公室。

第三十条本规定从发布之日起生效。

企业行政制度 篇二

一、办公用品领用

1、领用人根据有关办公用品清单及实际需要，向本部门兼职内勤提出申请，由内勤统一向行政部签字领取。

2、办公用品采购原则上由各部门向行政部提出申请后统一采购，特殊物品采购由部门领导及主管副总签字同意后另行购买。

3、办公用品费用每月摊销一次，如费用超出预算，由财务部通知行政部暂停向该部门发放办公用品，并在下一期预算中扣除超出部分。

4、员工离职时，应认真清点办公用品，到行政部填写交接清单并签字。

5、公司办公用品每月1日、15日发放2次，其余时间如急需领取办公用品须部门经理签字确认。

二、印签管理

1、公司印章刻制均须报总裁批准，由行政部凭公司介绍信统一到公安机关办理刻制手续。

2、下属企业和部门根据实际需要申请刻制内部或对外用章，但须经总裁批准。

3、各部门印章由各部门指定专人负责保管；印章使用及保管须有记录，不能委托他人代管。

4、用印人填写用印登记簿，注明用印事由、数量、申请人、批准人、用印日期。

5、经分管副总裁在该表上签批后方可盖印。

三、复印

1、公司所有复印文档工作原则上由行政部统一负责，未经行政部确认，各部门不得私自拿到公司外复印。

2、复印操作人应自觉在行政部复印管理台帐上登记。

3、复印用纸、用墨费用根据实际用量每月随办公用品摊销，复印机维修费用根据比例每季度摊销。

4、如行政部发现复印操作人未填写复印数量或数量不符，除责成其重新填写外，将限制该部门使用复印机，直至落实责任及相关处罚。

5、任何人不得利用公司机器复印与工作无关文件，行政部一经发现，有权根据公司有关规章制度，通知人事部进行处罚。

四、传真收发

1、公司与外界联系需对方发送传真时，尽量要求对方注明本公司具体收件人，以便行政部及时分发。

2、行政部收到传真后，在传真接收台帐上登记，并负责通知收件人及时领取及签字确认。

3、行政部每月或每季度根据传真使用比例摊销费用至各部门。

五、信件收发

1、公司所有收发管理工作均由行政部统一负责。收发业务范围包括：文件、邮件、报刊、挂号、电报的发送、登记，以及特殊文件资料的递送。

2、收发人员须根据相关文件资料填写收件登记簿、发文登记。

3、收到信件资料由行政部负责通知收件人及时领取。

4、对贵重物品、汇款、邮包，要进行专门登记，并及时通知个人签字领取。

5、对投递错误的邮件，应及时退回或设法转移。

六、名片管理

1、公司名片格式统一化，由公司行政部依据企业形象规划并联系印刷业务。

2、印制名片申请者填写名片印刷申请单，经部门领导签字后交由行政部负责印制。

3、名片印制前需确认名片职务、职称、部门是否相符，姓名、联系办法等需确认无误。

4、公务、客户名片须在公司内作为共享资源。

5、自确认名片内容起，一周内到行政部领取。

6、名片印制费用每季度摊销一次。

七、公司设备申请流程

为加强我公司固定资产管理，规范管理工作程序，提高资产的使用效率，杜绝浪费；参照《行政事业单位国有资产管理办法》（国管财字【20xx】32号）规定，结合我公司实际情况，特制定我公司设备申请流程：

（一）原则：

讲究计划性和成本效益，以物质资源供给的有序性，保证公司职能的按计划完成：

1、配发过程中，是否供应，供应多少，要以客观需要为依据，而不是单纯的级别；

2、要考虑实际可能的收益（对工作的推动），而不是不计工本，不问效果，一定要保证重点，分清缓急，把有限的资源用在"刀刃"上；

3、要使库存保持合理的限度（基本上无闲置的资产），注意提高资金的有效利用率。

（二）具体流程：

1、各部门根据各自工作的实际情况和预算计划，提出切实可行的申请要求（内容具体翔实、理由充分），经部门经理和分管副总签字同意后，抄送给行政部。

2、行政部根据各部门现有的设备资产情况对申请进行核实，并对各部门要求从真正的客观需求出发，遵循设备申请原则，提出解决建议和意见（调拨或购买）。

3、如果采取"调拨"程序，行政部将调拨计划上报行政部主管副总签字确认后实施；

4、如果采取"购买"程序，行政部将参照"xx软件股份有限公司财务审批流程暂行规定"（苏股财字〖20xx〗第003号）有关规定具体执行。

5、采购由行政部统一申请费用、组织购买、费用摊销，过程遵循"价廉物美"的原则，在满足各部门需求的基础上，注意设备的性能价格比，多压价比价、厉行节约。设备采购结束后统一由行政部和市场部组织验收核查；固定资产登记后，由各部门登记领用，责任到人。

6、所有资产在使用者离开公司或调离本部门时应收归行政部仓库，并在部门设备管理员处登记。

八、午餐饭票

1、员工到职，由本部门内勤根据其到职日期向行政部领取饭票。

2、每月30—31日，各部门内勤根据本部门正式员工实际人数领取下月饭票。

3、每月1—2日，由各部门内勤统计本部门上月饭票退票情况并向行政部提供详细名单。如遇周末，顺延两天。行政部不接受个人零星领取及退票。

4、如出现帐款不齐或错漏，由各部门内勤负责。客饭餐券的领用需填写客饭领用申请单，并由部门经理签字确认。

5、非正式员工（实习生等）领用饭票由本人全额付款，研究生按正式员工标准领用饭票。

九、订餐、订票、订房申请流程

为方便公司全体员工，体现行政部的服务性。现将有关订餐、订票、订房的申请流程汇总如下：

1、各部门根据各部门的实际需要，提出订餐、订票、订房申请，并填写相应的申请表（内容具体详实），部门经理签字确认。

2、各部门在订餐、订票、订房之前，先行申请好费用，交予行政部代办，在行政部办好后立即将现金或支票交与行政部结款。

3、各部门承担在订餐、订票、订房时过程中由于自身失误带来的风险，例如承担退票费、退房费等。

4、费用超过500元以上，申请需要其部门主管副总签字确认。

5、订餐、订票、订房工作需一定的提前量（订票一般提前2~3天知会行政部，订餐、订房一般提前1~2天）。

6、各部门申请不得提高出实际需要的要求。

十、礼品

1、礼品由行政部负责根据不同档次选择订购，选择原则为高雅、大方、实用，能体现公司形象。

2、各部门根据礼品清单（见附表2）领用公司礼品，需向本部门经理提出申请，填写礼品领用单，签字确认费用来源。

3、各级部门经理（必要时由总裁或分管行政副总）签字后到行政部领取礼品。

4、礼品费用每季度摊销一次，如费用超出预算，由财务部通知行政部暂停向该部门发放礼品，并在下一期预算中扣除超出部分。

十一、宣传品

1、公司宣传品包括手提袋（长、短）、宣传彩页、公司简介和产品说明书等。

2、领用宣传品在5份以下的，由领用人在行政部宣传用品领用台帐上登记。

3、领用宣传品在5份以上的，需填写宣传用品领用申请单，由部门经理签字确认后，在宣传用品领用台帐上登记后领用。

4、宣传品费用初步拟订每季度摊销一次，如费用超出预算，由财务部通知行政部暂停向该部门发放宣传品，并在下一期预算中扣除超出部分。

5、如行政部发现其未填写或领用数目超过填写数目，行政部除责成其重新填写外，并向其部门经理投诉及进行相关处罚。

十二、会议管理

1、公司行政部统一管理会议制度，所有会议均须及时通知行政部，便于安排和登记备案。如有必要由行政部发出会议通知确认。

2、会议承办人需提交会议时间、会议地点、所需准备等（见附表3），便于行政部配合工作。会前由行政部派人做好会场布置及设备调试。

3、除其他部门主办的会议资料各自存档外，会议资料由行政部整理、立卷、存档。

4、会议结束后由行政部派人清理会场，查收设备。

5、会议室使用费用按部门使用比例每季度摊销一次。

十三、车辆管理

1、公司现有车辆主要供公司重要活动及主要业务活动使用，公司人员如要用车，请遵循以下管理条例。

2、公司车辆由行政部门负责管理，分别按车号设册登记管理。

3、公司车辆的使用实行"派车单"制度。员工应认真填写"派车单"，交由所在部门一级部门经理签字。若有预计用车需要，应提前2—3天向行政部门提交"派车单"申请。

4、"派车单"经行政部汇总后，由行政部经理负责车辆统一调度。

5、车辆使用完毕，使用人员、驾驶人员须填写"车辆使用实际情况记录单"，交行政部备案。

6、行政部门每月将耗油量及行驶旅程记录签报分管副总查核一次，以防浪费，如超过耗油标准时（指不正常）应送请调整修理。

7、公司车辆内部使用费用如下：

①市内用车：普通轿车里程费1。5元/公里；面包车里程费2元/公里。等候计费：等候时间在半小时内，免计费用，超过半小时部分，按0。5元/分钟计费。

②长途用车：普通轿车里程费1。0元/公里；面包车里程费2元/公里。直接费用（如汽油费、过桥过路费、停车费等），由各用车部门自理。

③各部门车辆使用费每季度结算，并由部门经理签字确认后交财务部。

十四、设备维修流程

1、报修人员先将报修信息反馈给各部门的设备管理员；

2、部门设备管理员初步检查后，填写《设备报修单》（提供设备编号和故障现象），部门经理批准后送交行政部；

3、行政部设备管理员根据编号，联系厂商，组织及时维修；

4、通过暂借、调拨等方式，将暂时不用的设备给报修者使用；

5、机器设备维修完毕，行政部登记备案，发还给报修者使用；

6、涉及到的维修费用，由各部门承担。

十五、电子屏使用规范

电子屏是公司对内对外的信息传递载体。为更好的使用电子屏，做到使用主体合格，信息确认有效，发布时间合理等，特制定本使用规范。

（一）使用主体

1、行政事业部享有电子屏的操作及管理权。

2、行政事业部设专人负责电子屏的使用、维护、修理。

3、电子屏责任人的职责包括：及时实施公司信息发布，制定信息发布时间表，制定信息更新计划，电子屏信息发布的汇总整理，电子屏日常维护，电子屏故障排除，电子屏修理配合等。

4、电子屏责任人对行政事业部经理负责。

（二）发布内容

1、电子屏的发布内容分为日常型信息和特别型信息。

2、日常型信息内容包含：公司宣传介绍、公司新闻动态、业内新闻动态。

3、特别型信息内容包含：各类通知、各类公告、各类贺词及其他信息。

4、日常型信息的搜集整理由行政事业部完成。

5、特别型信息的搜集整理由行政事业部配合消息相关部门完成。

（三）发布时间

1、电子屏的使用时间为每个工作日的上午8：30至下午6：30（有特殊情况的除外）。

2、日常型信息发布时效：公司宣传介绍每日2小时，分4—6时段发布；公司新闻动态每日2小时，分4—6时段发布；业内新闻动态每日1小时，分2—4时段发布。

3、特别型信息发布时效由信息相关部门会同行政事业部核定：公告的发布时间一般为2个工作日，每日2小时，分4个时段；通知的发布时间一般为1个工作日，每日2小时，分2—4个时段；活动贺词的发布时间一般为活动开始前1小时至后2小时。

（四）发布信息确认

1、电子屏发布的信息须经有关人员的确认方可发布。

2、日常型信息由行政事业部经理确认。

3、日常型信息的更新计划由电子屏责任人拟定，报行政事业部经理批准。

4、特别型信息由出处单位的分管副总确认。

5、特别型信息发布，须由出处单位填写电子屏信息发布申请表（见附件），经分管副总确认后交由行政事业部组织发布。

企业行政制度 篇三

一、薪酬与考勤管理制度：

1、员工上下班时必须签到打卡，不允许代打卡现象发生。

2、员工考勤包括迟到、早退、事假、病假、旷工。

迟到：上班时间开始后1小时以内未到岗者。如电话请假主管领导批准后补办手续的，计半天事假；未请假者计旷工半天。

早退：下班时间结束前1小时内提前离开公司者。下班提前1小时以上离开、经主管领导批准的，按事假计；未请假者计旷工。

旷工：上班时间开始后1小时以上未到公司者，下班时间结束提前1小时以上离开公司者；超过迟到、早退时限到岗或离岗，且未提前请假的，记半天至一天旷工；代人打卡或伪造出勤记录者，经查明双方均按旷工论处。

病假：提前以书面形式通知总经理批准，登记考勤表，销假时必须出具医院证明、就医记录和买药发票，否则按事假处理。

事假：一天以内需提前请假，填写请假单，经总经理批准后方可休假，特殊情况不能提前请假的，需在上班后半小时内向其主管领导经请假，并在上班后补办请假单；事假两天或以上者，需提前由本人填写请假单，由总经理签签字批准后方可按事假处理；未按上规定办理的，均按旷工处理。

3、如有在工资结算方面有问题者，需提前两日审报，经由董事长或总经理签字方能改动，不允许私更改。违者罚款100元。

4、每月工资计算车间在5号前报道给销售内勤，8号报道给董事长或总经理签字，25号准时发放工资。

①公司不提倡加班，因生产急需加班者，须提前通知生产厂长，并填写《加班记录》，征得总经理同意后方可加班。

②加班费均在效益工资中体现。

二、会议管理制度

会议是公司议事、决策的主要方式，是保证企业正常运行的必要手段。会议的目的在于集思广益，促进沟通，统一思想，提高行动能力，进而解决问题。因此，必须加强对公司会议的管理，精简数量，讲求质量，提高会议效率，为此，特制定本制度。

1、会议构成

公司会议由每周例会、每月例会、年度例会构成。

2、会议内容

①讨论公司每周的经营与生产等事项做出研究、决策、部署和安排。②研究、分析公司在近期在经营发展中出现重要问题，并制定解决措施与方案。

③研究制定生产和销售的目标、长期、近期规划及执行计划。④评估各部门的工作表现。

⑤部署各部门工作，并予以支持引导。

⑥贯彻落实做出的决议、安排。

⑦部门主管汇总本周的工作情况，汇报成绩，指出错误，并提出改进措施，以及需请总经理或其他部门协调解决的问题。

⑧各部门经理概述下周工作计划，具体实施步骤与完成日期。注：公司例会由董事长或总经理主持，参会人员为各部门主管领导及员工。

三、日常管理制度

仪表

仪表应端正、整洁。

头发要保持清洁，梳理整齐，请不要留怪异发型和怪颜色。上班前不得喝酒或吃有异味的食物，口腔保持清洁。

任何人、任何时候都不得着如下装束进出公司、会见客户。衣冠不整（不整齐、不整洁）。

员工在日常的接打电话中要给对方以良好的形象，更好地表现公司员工的文化修养及素质，也使外界对公司的办事效率，管理水平等方面留下良好印象。

1、基本要求在电话铃响三声之内接起电话；接打电话，先说声“您好”，并主动报出部门、姓名。

2、通话言简意赅，时间不宜过长。邻座没人时，请代接电话，有事请写留言条：，并及时转告。

3、尽量减少私人电话，严禁拨打信息台电话。

4、公司电话主要用于业务开展与外部交流，禁止在电话中闲聊，严禁拨打私人电话、声讯和信息电话。

言语行为言语、行为、举止文明、礼貌。

严禁在公司内打架斗殴，互相吵骂。

请不要在办公区走廊或通道内奔跑、大声叫喊、高谈阔论。

办公时间内不得在电脑上玩游戏、看影碟、做与工作无关的事。请爱护公司的办公用品、设备及其它财物，不得公私不分。厉行节约，减少浪费。

严禁在公司上班时间内吃零食。公共环境除指定地点外，在公司任何地方（包括卫生间）都禁止吸烟。

车辆请停至指定区域，不要随意停放爱护公共财物，使用办公设备要严格遵照使用说明操作。下班前关好本办公区域内的门窗、空调、电脑及其他设备，随手关灯。

各个部门出现问题要及时上报给总经理或是董事长，实行当日事当日汇报，当日解决不了的由董事长或总经理二日内给予答复。

涉及与公司财务有关的岗位，因个人原因造成公司经济损失的，个人要按经济损失总额的10%赔付企业。

办公室所有人员要讲究卫生，做到办公室内外环境清洁、整齐、统一，严禁随地吐痰，杜绝脏、乱、差现象。

办公室环境卫生的管理由各办公室人员负责，每天清扫，消除卫生死角，销售部由徐继斌负责，各办公室有自己办公人员负责，公共区域由行政人员共同打扫。

负责卫生管理人员要严格执行卫生标准，分工合作、尽职尽责，到岗时间要求提前10分钟上班，离下班时间提前10分钟开始打扫。卫生要求：

1、保持地面干净清洁、无污物、污水、浮土。

2、办公桌椅及桌上的办公用品摆放整齐、有序、合理，桌椅随时保持清洁、无尘土、无破损。

3、电脑、打印机等办公设备表面无尘土，污垢，墙壁无灰尘，墙上不乱挂物品。书橱、书柜内各类书籍、资料分类摆放整齐，便于检查。

四、公文发放

公文发放按部门发放。对内由各处室发放文件的。相关人员签收。公司级文件发放时只发到相关部门，部门内部的传达由各处室、部门自行管理。

五、公文的传阅

接收的文件需由多部门阅看时，由相关部门自行领取看阅，阅看人员要签字确认。

六、公文归档

公司发文由各部门自行归档。

七、印鉴管理

1、公司印鉴由财务室负责保管。公司印鉴的使用一律由董事长或总经理许可后管理印鉴人方可盖章，如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。

2、公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询，存档。

3、公司一般不允许开具空白介绍信，证明如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必须经总经理签字批条：方可开出，持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回。

4、盖章后出现的意外情况由批准人负责。

八、保密制度

1、公司的相关生产或销售内容要按类别、按级别、按时间的先后顺序进行归类管理，所有档案分为三类：一般档案、保密档案、绝密档案。必须要总经理签字同意，公司档案不准任何人带出公司。

2、在打印、复印文件或资料中，应树立保密意识，不得随意将文件、资料内容泄露给公司外部人员及其他无关人员，打印、复印错误的重要文件应及时销毁，不得乱丢乱放。

3、负责文件及档案的管理人员应具有高度保密意识，不得向任何人有意无意泄露公司的机密。公司员工应做到“不该说的话不说”，“不该问的事不问”。废旧文件不得随意丢弃，经公司认定作废的文件应定期销毁。

4、公司员工不得擅自更改公司各种文件或资料。

5、财务人员应妥善保管好帐务、报表、资料，不得将公司机密泄露给予任何人。

6、合同文件、财务状况及其它重要的公司内部文件应特别注意保密原则，各种资料应妥善保存，更不能泄露给其他人。

7、凡重要文件，未经上级允许，不得复制、抄录。

8、员工的薪金、奖金公司予以保密，严禁任何人互相打听、攀比。

9、不得向无关人员泄露商品进价和公司的重要数据资料，做好保密工作。

10、员工应尽忠尽职、努力工作，珍惜公司信誉，工作中不得泄露公司商业秘密或资料。

11、与企业签订劳动用工合同时必须签订保密协议，保障双方的合理利益。

12、员工如果泄露公司的各种资料，公司将采取法律途径并要求根据造成的损失多少做出相应的赔偿。

九、办公用品

购置领用规定办公用品分消耗品和管理品两种：

1、消耗品。铅笔、油笔、胶水、胶带等。

2、管理品。剪刀、裁纸刀、钉书机、打孔机、钢笔、打码机、计算器等。

3、消耗品办公人员按需领用，注意节约。

4、管理品限人员使用，列入移交转送。如有故障和损坏，可以旧品换新品，如：遗失或人为损坏将由个人或部门自购。

5、各部门每月初前（遇节假日后延）报财务部办公用品使用计划表，总经理批准后采购，当时领取并发放。各部门急需或临时性的采购需求，需各部门经理统一报采购计划，报总经理批准后，由财务部统一采购，并按要求流程发放。

6、办公用品由财务部负责管理，按工作需要发放。

7、设立“办公用品领用记录”，所需办公用品的部门到财务室领用，办理出入库手续，控制办公用品领用情况，节约办公费支出。

8、办公用品只能用于办公，不得移作他用或私用。

9、所有员工要勤俭节约，杜绝浪费，努力降低消耗和办公费用。

本规定从发布之日起生效，以上内容希望各个部门充分合作。

企业行政制度 篇四

第一章总则

第一条：为使11公司系统的办公工作实现规范化、程序化、制度化，迸一步加强管理和协调，明确办公程序，提高办公效率，保障和促进11公司战略目标的实现及各项业务的发展，制定本制度。第二条：总公司办公室负责本制度的组织实施和管理监督。

第二章经理办公会议

第三条：总公司经理办公会议分为管理工作会和业务工作汇报会。

第四条：每月第一、二、四周的周一上午8：40分召开管理工作会议，由总经理（或指定其他总公司领导）主持，总公司其他领导及各管理部门正副职总经理（主任）参加，必要时指定人员列席。主要研究公司重大事项，如经营战略、重大经营决策、重要规章制度；决定重大投资或贸易项目、重要对外关系、主要工作部署以及需要经理办公会议讨论研究的其它事项。

第五条：每月第三周周一上午8：40分召开业务工作汇报会，由总经理（或指定副总经理）主持，总公司其他领导、各部门、各专业公司负责人参加，必要时指定人员列席。业务工作汇报内容包括：组织机构建设情况、职工思想状况和具体业绩、业务发展情况等。汇报单位应于会前认真准备，届时全面汇报。

第六条：各部门及各专业公司需要提请经理办公会研究的事项，应在会议召开的上周五前以书面形式提出并附背景说明，送办公室汇总筛选后，报总经理确定会议议题。议题确定后，由办公室通知有关部门做好会前准备（包括会议材料等）。

第七条：经理办公会议对议定的事项形成相应决议或决定，总经理有最终集中决策及决定权。

第八条：办公室指定专人作好经理办公会议记录，并整理存档。重要决议事项形成会议纪要，印发有关单位或人员。办公室对需贯彻落实的事项进行催办、督察并反馈情况。

第九条：总公司领导会议由总经理主持，总公司其他领导参加，不定期召开，必要时由办公室主任负责记录和督促会议议决事项的协调落实。

第三章公文处理

第十条：各部门原则上不得以部门名义对11公司系统外的单位制发正式文件。

第十一条：国务院各部委及国务院扶贫办来文（包括各部门收到或代领的），均应交由办公室统一登记、传阅和归档。有关文件经办公室同意，部门可复印留存。

第十二条：凡以总公司名义发出的公文、函件及用总公司印章的，办公室对内容和文字有权审核，并负有把关责任。

第十三条：办公室负责文书档案的管理工作并负责指导全系统的文档工作。第十四条：办公室负责制定总公司保密工作条：例并指导全系统的保密工作。

第四章内部呈批

第十五条：总公司各部门、11各专业公司、子公司等以书面形式向总公司领导汇报工作或请求批准有关事项，须使用呈批件。

第十六条：总公司各部门的呈批件，由该部门直送分管领导，领导签批后直接退该部门办理。属于分管领导权限之外的，必须交由办公室呈报总经理阅批，批后经分管领导阅后退呈报部门或根据领导批示处理。

第十七条：专业公司、子公司的呈批件，按呈报内容自行送交相关管理部门或分管领导。需报总经理审批的，应交由办公室负责呈送，批后按领导批示处理。

第十八条：呈批件由总公司领导签批后，原件交办公室归档存查，呈报单位必要时可留复印件。

第十九条：办理呈批件必须打印，按规定填写，规范用表，由承办人及呈报单位负责人签字；如有附件应齐全有效。一般应一事一呈。需要一事多批的，第二次呈报时应附上次批示意见。

第二十条：承办部门要认真负责，收、交、转、送要做到快速、准确、交接手续齐备，应建立收发文和交接制度，指定专人负责登记和存档。

第二十一条：各部门及各专业公司应指定一名正式职工作为联络员，负责联络工作。包括签领文件、接听通知并向本单位领导及人员传达、报迭呈批件及其他相关事务。

第五章印章使用

第二十二条：凡涉及公司重要合同、协议、对外承诺、担保、资产转移等事宜的法律文书及其他重要事由的文件，须经法规室审核，报总经理签批后用印。

第二十三条：呈送国务院扶贫办及各部委的文件，须由办公室主任核稿，报总经理签批后用印。

第二十四条：涉及总公司领导具体分管业务的一般性函件、报表、证明等，由办公室秘书处审核，经分管领导签批后用印。

第二十五条：除上述之外的一般性函件、介绍信或其他事由等，由办公室主任批准后用印。

第六章机要文书

第二十六条：机要室主要负责总公司文件和有关材料的打印。打印内容须经办公室主任（或分管领导）审核签字。

第二十七条：各单位需制发的业务公文、函件及其他材料等均应自行打印。

第二十八条：办理复印、传真等应填写“机要室业务申请单”，经部门负责人签字后，送机要室办理。每季未由办公室统计费用后转财务本部，计入部门费用。

第二十九条：一般业务性外发传真由部门负责人签字；重要传真件外发由总公司分管领导签字。

第三十条：收到传真件应及时通知收件人签字领取。

第三十一条：各部门及个人的邮件自行发送或领取，属于总公司领导的，办公室负责办理。

第七章接待

第三十二条：凡客人来访的，登记后由被访单位派人接见并引入。

第三十三条：总公司领导的客人来访由办公室接待员负责接待，其他来访客人由被访单位自行安排接待。

第三十四条：业务谈判需用会议室或谈判间，应提前与办公室联系，由接待员负责安排。

第八章其他

第三十五条：处以上干部每隔周六上午8：30一一11：30应到公司集体议事。临时有事或有病的，须向总公司分管领导请假。

第三十六条：总公司各部门、各专业公司正副职以上（含）领导每日应于晚六时下班、临时有事的，须向总公司分管领导请假。

第三十七条：总公司各部门对各专业公司、子公司实行归口管理，每季度未各专业公司、子公司相应的机构或相对固定的人员向归口管理部门汇报工作、呈报报表及其他材料。

第九章附则

第三十八条：本制度由总公司办公室负责解释。

第三十九条：各专业公司、子公司在贯彻执行本制度的同时，可根据实际情况，制定实施细则。

总公司办公区管理规定

第一条：为加强办公区的管理，创造文明的办公环境，维护正常的办公秩序，树立良好的企业形象，提高办公效率，有利于公司各项工作的开展，特制定本规定。

第二条：公司职工应严格遵守作息制度（管理部门职工上下班须打卡）。上班时间：8。30；下班时间：17：00午午休时间：11：30一13：00。班车发车时间：17：15。

第三条：上班打卡后不得外出吃早点或办私事。

第四条：午休后应准时于13。00上班。

第五条：不得将与工作无关的物品带入公司。

第六条：班车按规定路线、停车地点和时间运行，乘车职工不得随意提出变更要求。乘车时应注意维护车内卫生，不得在车上吸烟、饮食、嚼口香糖。

第七条：各类车辆要服从保安人员指挥，按指定车位停放。自行车要停放到指定位置，不得乱放。

第八条：公司职工上班时须衣着整洁、得体。除午休时间外，男士一律着西装、系领带。女士不得穿着牛仔服装、过于艳丽花哨或过于暴露的服装；不得穿着运动服装、T恤衫；不得只穿毛衣不着外套；不得穿军靴、露出脚趾及后跟的凉鞋及其他不适宜的装束。男女职工不准穿着与工作环境不相符、不协调的服装和配戴不协调的饰物上班。

第九条：办公时间不得因私会客；午休时间不得在办公区内搞文体娱乐活动；因私打电话必须简短。

第十条：办公区手机、寻呼机均应关闭，或设定在静音状态。

第十一条：办公区严禁大声喧哗、嘻笑打闹、聚堆聊天；不得使用不文明语言。

第十二条：办公区及公共区域应保持环境整洁，办公用品摆放整齐，不得用餐、吃零食或嚼口香糖；不得摆放鞋、雨伞及其他私人杂物；严禁随地吐痰。

第十三条：公司办公区域、公用区域、楼前广场及机动车内严禁吸烟。

第十四条：按规定时间到食堂用餐，不得饮酒。午餐时间：11：30一13：00。

第十五条：下班或办公室无人时，须关闭所有电器，公文、印章、票据及贵重物品、现金等须锁人保险柜或抽屉内，关窗、锁门后方可离开。

第十六条：遵守保密纪律，保存好各种文件及技术资料，不得泄露公司机密。

第十七条：各楼层谈判间、会议室及大会议厅由办公室统一管理安排。

第十八条：墙壁不得乱刻乱画、加钉。自己打开水时严禁乱泼乱倒，剩茶水只准倒入开水间内水他的茶漏中。使用矿泉水机应管理得当。

第十九条：文明用厕，注意保洁。第二十条：办公区内除小隔断间外，不得摆放沙发。

第二十一条：本制度由总公司办公室和有关物业管理公司负责监督检查执行情况。

对违反规定者，办公室将会同人事本部视情节轻重给予口头警告、罚款100元至500元、通报批评等处罚。

第二十二条：爱护公司固定资产，发现损坏应及时报修，无法修复的应注明原因申请报废。因故意或使用不当损坏公物者，应予以相应赔偿。

第二十三条：本规定由总公司办公室负责解释。

企业行政制度 篇五

（一）档案管理

第一条归档范围

公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、工程资料、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。

第二条档案管理由公司机要秘书负责管理，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。

第三条档案的借阅与索取

（1）总经理、副总经理、人事行政部经理借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档；

（2）公司其他人员需借阅档案时，要经总经理批准，并办理借阅手续；

（3）借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档案由总经理办公室主任批准方可摘录和复制。

第四条档案的销毁

（1）任何组织或个人未经允许无权随意销毁公司档案材料；

（2）若按规定需要销毁时，凡属密级档案须总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经行政部经理批准后方可销毁；

（3）经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。

（二）印鉴管理

第一条公司印鉴由公司指定专人负责保管。

第二条公司印鉴的使用一律由董事长或总经理签字许可后，印鉴管理人员方可盖章，如违反此项规定的后果由直接责任人员负责。

第三条公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备存档、查询。

第四条公司一般不允许开具空白介绍信或证明，如因工作需要或其他特殊情况确需开具时，必须经总经理签字批条方可开出，持空白介绍信外出工作回来，必须向公司汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回销毁。

第五条盖章后出现的意外情况由批准人负责。

（三）各类证照的管理

第一条各类证照包括营业执照、企业代码证等与公司经营相联系的一切证照文本归机要秘书管理。税务登记证（包括国税、地税）有公司财务部管理。

第二条借用各类证照时，必须说明用途、借用时间、归还时间，经审批（董事长或总经理批准）后，方可借阅、复制。

第三条各类证照的年检均由公司行政部统一办理，其中税务登记证由财务部间单独进行年检。

（四）公文打印管理

第一条公司公文的打印工作由行政部负责。

第二条各部门打印的公文或其他资料须经本部门负责人签字，交行政部打印。

第三条公司各部门所有打印公文、文件，必须一式三份，交行政部留底存档。

（五）办公及劳保用品的管理

第一条办公用品的购买：

（1）每月月底前，各部、室负责人将该部门需要的办公用品制定计划提交行政部；

（2）行政部指定专人制定每月办公用品计划及预算，经董事长或其委托人审批后负责将办公用品购回，并根据实际工作需要有计划的分发给各个部、室。由部门主管签字领回；

（3）除正常配给的办公用品外，若还需用其他用品的须经行政部经理批准后方可领用；

（4）公司新聘工作人员的办公用品，行政部根据部门负责人提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作；

（5）负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、库存合理、开支适当、用品保管好；

（6）负责购发办公用品的人员建立账本，办好入库、出库手续。出库一定要由领取人员签字；

（7）办公室用品管理一定要做到规范、整洁，注意安全、防火、防盗、严格按照规章制度办事，不允许非工作人员进入库房。

第二条劳保用品的购发

劳保用品的配给，由行政部根据各部门的实际工作需要统一购买、统一发放。

（六）库房管理

第一条库房物资的存放必须按分类、品种、规格、型号建立入库单。

第二条采购人员购入的物品必须附有合格证及入库单，收票时要当面点清数目，检查包装是否完好，如发现短缺或损坏，应立即拆包清点数目，如有发现实物与入库单数量、规格不符时，库房保管员应向交货人提出并通知有关负责人。

第三条物资入库后，应当日填写入库单。

第四条严格执行入库手续，物资出库必须填写出库单，并由专人领取；大件物资必须经总经理批准后方可出库。

第五条库房物资一般不可外借，特殊情况须由总经理批准，办理外借手续。

第六条严格管理帐单资料，所有账册、账单要填写整洁、清楚、计算准确，不得随意涂改。

第七条库房内严禁吸烟，禁止无关工作人员入内，库内必须配备消防设施，做到防火、防盗、防潮。

（七）报刊管理

第一条公司行政部每半年按照公司的要求做出订阅手续。

第二条人事行政部管理人员每日负责将报刊取回并整理好，整齐夹放在报刊架上。

第三条任何人不得随意将报刊挪作他用，若需处理，需经行政部经理批准后方可执行。

第四条报刊只可在报刊存放处翻阅，严禁携带、外借到别处。

第五条报刊翻阅完后挂回报刊架，严禁随处乱扔，保持环境整洁。

第六条订阅报刊是为了了解各类信息，严禁任何人裁剪、私藏报刊。

第七条过期报刊由报刊管理人员负责收集处理给废旧回收站，所得款项交到财务室。

（八）易耗品和固定资产管理

必须严格按照规定：负责对每个月易耗品进行一次彻底的易耗品盘点清查并交由交行政部存档、督促使用情况；同时，每季度或不定期对固定资产（含建筑物物业及装修附属物）进行细致的检查、盘点、分类列表，交由行政部存档，如有损毁应及时做出报废或维修建议。谁在岗谁签字，谁签字谁负责。

（九）食堂管理

第一条组织人员加强对食堂进行有效的管理，保证食堂饭菜的质量及安全卫生，保证员工按时用餐。

第二条就餐一律在饭堂进行，办公区域内严禁烹煮进餐。

第三条公司食堂实行订餐制度，要在公司食堂就餐需每日9点前报餐给饭堂工作人员；如未报餐，食堂工作人员将不为其准备饭菜。

第四条本公司员工就餐执行每日报餐，月底统计，财务扣除餐费。

第五条餐费随市场物价酌情进行调整。

第六条任何人未经允许严禁借用公司食堂进行招待烹煮。

第七条任何人不得以任何理由拿走、借用公司食堂物品及用具。

第八条食堂采购物品由公司行政部指定专人采购。

（十）组织开展公司文化

通过开展各种形式多样的文化娱乐活动，对内增加员工间协作能力和凝聚力，对外提高公司的知名度。

（十一）宽带网管理

第一条各部门要根据工作需要开通网络。

第二条网络系统服务于公司各部门的工作需要，行政部负责管理网络，如遇某个部门特殊工作需要，可限制其他部门使用以提供畅通的网络环境。

第三条禁止上班时间下载与工作无关的资料。

第四条禁止上班时间打开与工作无关的网页或视频，造成其他同事无法正常使用网络。

第五条宽带设备实行每日上班打开，下班关闭管理。

（十二）门道及钥匙管理

第一条公司所有门道的锁匙发放和配备途径：①使用人申请→部门主管批准→行政部批准→行政部配发给使用人；②部门主管申请→行政部批准→行政部配发给使用人。

第二条严禁任何人未经批准，私自配备锁匙或将公司门道密码锁号告诉其他员工或外人，一经发现立即给予严厉处理，如造成公司财物丢失的，由当事人负全部责任。

第三条各类办公区域、管理区域和各类文件柜的钥匙应一式二把，一把由使用人保管，一把留存由行政部指定专人保管。

第四条行政部对公司各类办公区域和办公区域各类文件柜留存钥匙加以标示，统一进行分类管理。公司各管理区域由该管理区域的主管负责保管留存钥匙。

第五条保险柜钥匙及密码原则上只由保险柜使用人持有。变换保险柜使用人时须同时请专人来变动保险柜密码。

第六条钥匙不慎遗失，须立即报告本部门主管及行政部，由行政部做出处理意见及登记备案。

第七条锁头损坏需换锁时，须报部门主管、行政部进行维修。重点部位门锁应立即进行更换，更换时间不能超出24小时，若因更换时间延误造成的损失由更换人负责。

第八条如遇人员交接，交接人须办理好钥匙交接手续。

（十三）负责公司文件的处理和车辆管理

第一条公司文件的处理具体由公司机要秘书负责。

第二条车辆管理规定详见公司《车辆管理制度》。

（十四）空调管理

第一条公司所有空调在下班时间或上班时间办公室工作人员长时间外出办事时，必须把空调关掉，以免造成不必要的浪费。如果下午下班忘记关空调，该办公室人员记过一次，扣50元/次；若空调整晚运行，该管理区域内的值班人员都未发现或巡逻发现后未及时通知部门主管处理的，值班人员与当事人同过，扣20元/次。

第二条中午休息时间，员工可开两个办公室的空调，分别给予男职工和女职工休息。

第三条空调运行期间禁止开窗，开门，但窗帘必须打开。

（十五）通讯管理

第一条固定电话管理

（1）公司行政部负责公司所有固定办公电话的开户、维护管理。

（2）原则上取消固定电话的长途功能及声讯通话功能，确因工作需要开通长途功能的，应充分利用长途电话IP功能，控制长途电话费用。

（3）禁止使用公司电话拨打私人电话，凡发生因私拨打电话的，除扣除通话费外，公司将视其情节严重进行相应的处罚。

第二条移动电话管理

（1）公司员工手机自备，公司不予购买和开户等手续。

（2）公司根据一些工作岗位的特殊性质给予话费报销额度。

（3）享有报销话费资格的员工于每月15日前凭本人正式通讯发票（机打带实名制发票，且非预存话费发票）在核定的额度内据实报销上月话费。票面金额超出核定额度的，由员工个人自己承担。

（4）报销程序：申报人填单——→人事行政部主管——→财务部主管——→出纳

（5）工作日不足本部门应出勤天数一半的只予报销核定额度的50%通讯费；工作日超出本部门应出勤天数一半的予全月报销。

（6）享有报销手机话费资格的员工，必须将手机号码报给公司人事行政部，由人事行政部统一列入通讯录公布；如果员工手机号码发生变更，必须及时将新号码通知行政部重新登记，否则公司将不予报销手机话费。

（7）享有报销手机话费资格的员工，必须保证每天24小时处于开机状态；一个月内若有三次以上因公联系不上的，公司将取消该员工当月手机话费报销；如果连续两个月有类似情况者，公司将取消该员工手机话费报销资格。

（8）严禁将公司电话及公司领导电话列入“黑名单”（手机的此类功能），如经查实，将取消该员工手机话费报销资格，并根据公司的相关制度给予处罚。

（十六）出差管理

第一条员工因公赴外地出差的，出差前应认真填写《出差申请表》，经部门经理、总经理批准行政部备案后，方可出行。

第二条需要预借差旅费的员工，凭《出差申请表》经财务经理签字后，到财务部门办理借款手续。

第三条员工因公赴外地出差，确需住宿的，原则上应不超过公司规定的住宿标准，规定超标部分由个人承担，标准之内的凭住宿发票据实报销。

第四条员工出差归来后10日内应完成差旅费报销手续。员工报销差旅费时，应按财务报销制定要求填写报销凭据，同时附上相关凭证和《出差申请表》附后。

第五条员工在出差期间遇休息日、节假日未工作的和工作日延长工作时间的不计为加班。

（十七）电话接待服务规定

第一条接听电话规范：

（1）响铃时。电话铃声响起之后，应尽快拿起话筒。在电话铃声响起三次之内，必须有人接听电话，以免引起客户失望或不快。

（2）找人时，来电话指名找人，应先礼貌问清来电人员的身份然后迅速把电话转给要找的人，在经得被找人同意后方才将来电接通。如果不在，应明确告诉对方，如果需要留言，必须做好记录。

（3）接听时。一般由公司指定的职员接听，但是，新职员对公司情况知之不多，不要抢接电话，以免一问三不知，给客户留下不良印象。

（4）声小时。对方说话声小时，不能大声叫嚷，而要有礼貌地告诉对方，“对不起，声音有点小”。

（5）通话时。通话时如果有其他客户进来，不得置之不理，应该点头致意。如果需要与同事讲话，应有礼貌地说“请您稍后”，然后捂住送话筒，小声交谈。

（6）中断时。通话中突然中断，应该立即挂上电话，再次接通后要表示歉意，并说明原因。

（7）挂断时。打完电话，一般情况下电话应由拨打者先挂断，不要自己先挂断电话，主动等对方挂断之后再轻轻放下。

（8）高峰时。在业务通话高峰时尽量不要往外打电话，不要占线时间太长。

第二条接听电话礼仪

（1）工作中通电话声音要轻柔、自然、声量适中，咬字清晰，同时不要影响到其他同事工作。

（2）电话机旁准备好纸、笔进行记录，确认记录下的时间、地点、对象和事件等重要事项准确无误。

（3）接听电话时，与话筒保持适当的距离：耳朵紧贴听筒、嘴唇离话筒保持正常距离。

（4）通话时，不要使用过于随便的语言或说话口齿不清。

（5）没听清楚对方谈话内容时要有礼貌的要求对方再次复述，严禁不听清楚自己乱猜想或置之不理，从而导致工作失误。

（6）严禁板着面孔接听电话、通话时声音矫揉造作，不自然或通话时间过长时，趴在桌上接听电话。

（7）严禁用力掷话筒。

（十八）附则

第一条公司办公室负责为各部门收发信件、邮件。

（1）私人信件，一律实行自费，贴足邮票，自己送往邮局；

（2）所有公发信件、邮件一律不封口，由收发员登记，统一封口，负责寄发；

（3）各类挂号信，凡因公需挂号者，须经各部门主管批准，人事行政部登记后方可邮发；

（4）、签收信件时，须与当事人联系确认后方可签收。

第二条本规定如有未尽事宜或随着公司的发展，有些条款不适应工作需要的，各部门可提出修改意见交行政部研究并提请总经理批复后实行。